Как внедрить электронные транспортные накладные в компании

Внедрение электронных транспортных накладных (ЭТрН) в компании представляет собой шаг к автоматизации и оптимизации логистических процессов. Такая цифровизация бизнеса становится не просто модной тенденцией, а серьезной необходимостью для повышения конкурентоспособности организации на рынке и эффективности работы сотрудников. Электронные транспортные накладные, являясь частью документооборота в логистике, позволяют:

• Значительно ускорить документооборот. Электронные транспортные накладные позволяют сократить время на оформление и обработку документов. Это ускоряет процессы отгрузки и доставки товаров, что важно в условиях современных требований к скорости и оперативности логистики.

• Снизить риски ошибок. Автоматизация заполнения и обработки транспортных накладных минимизирует риск ошибок и опечаток, связанных с человеческим фактором. Это уменьшает вероятность возникновения спорных ситуаций при взаимодействии с контрагентами.

• Обеспечить прозрачность на всех этапах перевозки. Электронные накладные позволяют отслеживать статус грузов в режиме реального времени. Это улучшает контроль за перевозками со стороны заказчика и самого перевозчика.

• Снизить затраты. Переход на электронные документы позволяет сэкономить на печати, хранении и транспортировке бумажных документов. Кроме того, автоматизация процессов уменьшает необходимость в ручном труде, что также снижает операционные затраты.

Для того чтобы можно было пользоваться цифровыми версиями транспортной накладной и других документов в сфере логистики, нужно перейти на сервис электронных перевозочных документов (ЭПД). Сделать это можно на сайте выбранного оператора, зарегистрировавшись в сервисе транспортного ЭДО.

Заранее убедитесь, что у вас есть квалифицированная электронная подпись (КЭП). Руководитель компании может войти в сервис только с ее использованием. Если регистрацию выполняет менеджер, требуется предоставить карточку организации или ИП с реквизитами.

Для входа введите необходимые данные о компании. Проверьте и подтвердите регистрацию для активации сервиса. Перейдите в раздел управления пользователями. Пригласите сотрудников, указав контактные данные и должности. Назначьте права и доступы для каждого сотрудника. Перейдите в раздел управления транспортными средствами и введите информацию о них. Эти данные будут автоматически использоваться при оформлении ЭТрН.