Как реализуется автоматизация закупочных процессов
Современные реалии, обусловленные трендом цифровизации, требуют автоматизации закупок в полном объеме. Для полноценного функционирования компания должна снабжать персонал необходимыми ресурсами при сохранении оперативности и эффективности выполнения данного бизнес-процесса. Грамотная организация закупок позволяет построить продуктивное взаимодействие с поставщиками, заметно сократить временные затраты сотрудников организации на выполнение рутинных задач, а также обеспечить сокращение финансовых издержек.
Автоматизация закупочных процессов в первую очередь касается отдела, который непосредственно за них отвечает. Благодаря внедрению инструментов цифровизации удается достичь соблюдения KPI, сроков и регламентов. Например, документация формируется по готовому шаблону, поэтому если возникает необходимость в получении сведений о конкретной закупке, информацию можно быстро получить из системы. Помимо прочего, посредством автоматизации сотрудники организации закрывают свои потребности, используя единый интерфейс и получая товары или услуги точно в срок.
Этапы, по которым реализуется автоматизация закупок, выглядят следующим образом:
- Возникновение потребности. Формируются заявки, выбирается номенклатура по справочнику, заполняются данные о количестве товаров, требуемой дате доставки и так далее.
- Работа с планом закупок. После согласования потребностей запускается процесс их распределения в зависимости от способа приобретения.
- Организация закупки. Ответственное лицо отбирает позиции в соответствии с закупочным планом, распределяет их по лотам, создает карточку закупки, подготавливает исходную документацию.
- Сбор предложений и подведение итогов. Закупка регистрируется на торговой площадке, агрегируются данные о заявках участников, формируется протокол победителя на основе автоматического подсчета баллов.
Необходимость автоматизации процесса госзакупок обуславливается тем, что позволяет выстроить процесс таким образом, что он протекает регламентировано по времени, бесперебойно и максимально эффективно. Помимо прочего, достигается полная прозрачность на всех этапах. Системы автоматизации, предназначенные для проведения закупок в соответствии с законами 44-ФЗ и 223-ФЗ, способны объединять данные с ЭТП и поддерживать взаимосвязь с бюджетом. Также подобные решения могут поддерживать интеграцию с сайтом ЕИС и обладать продвинутыми цифровыми инструментами аналитики.